HubSpot bleibt euer System. fieldbrain liefert, was darin fehlt.
Nach dem Gespräch einsprechen, sehen, was in HubSpot ankäme, und erst dann übernehmen. Leere Felder werden ergänzt, abweichende Werte bleiben stehen.
Kurz beantwortet
- Müssen wir HubSpot umbauen?
- Nein. fieldbrain nutzt die Standardobjekte von HubSpot und verbindet sich über einen Private-App-Token.
- Überschreibt fieldbrain unsere Daten?
- Nein. Leere Felder werden ergänzt. Weicht ein Wert ab, zeigt fieldbrain beide Werte und lässt euren stehen.
- Entstehen Dubletten?
- Firma und Kontakt werden zuerst gesucht. Ist das Ergebnis nicht eindeutig, legt fieldbrain nichts an.
- Was sehen wir vor der Übertragung?
- Jede geplante Änderung mit altem und neuem Wert. Geschrieben wird erst nach eurem Klick auf »In CRM übernehmen«.
Was in HubSpot ankommt
Was fieldbrain liest
Unternehmen und Kontakte für den Abgleich, die aktuellen Werte eines bestehenden Deals vor jedem Schreiben und, falls ihr einen Standard-Owner angebt, eure Owner.
Was unverändert bleibt
Bestehende Unternehmen und Kontakte, ein neu zugewiesener Owner und alles, was fieldbrain nicht angelegt hat. fieldbrain löscht nichts. Nur vorgeschlagene Termine und Abschlussdaten in der Vergangenheit werden nicht geschrieben.
Für eure IT
Zugang und Berechtigungen
Ein Private-App-Token eures HubSpot-Accounts mit Lese- und Schreibrechten auf Unternehmen, Kontakte, Deals, Notizen, Aufgaben und Meetings, dazu Leserecht auf Owner, wenn ihr einen Standard-Owner festlegt. Die CRM-Synchronisierung ist Teil von Professional und höher.
Phasen und Pipelines
Neue Deals legt fieldbrain in der Standard-Pipeline an; Lead, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen und Verloren sind auf deren Phasen abgebildet. Bei bestehenden Deals gilt die Phase wie jedes Feld: ein abweichender Wert ist ein Konflikt, keine Änderung. Eigene Pipelines stimmen wir bei der Einrichtung ab.
Abgleich und Dubletten
Firma: exakter Name, dann ein Vergleich ohne Rechtsform. Kontakt: E-Mail, dann Telefon, dann Name innerhalb der Firma. Mehr als ein Treffer gilt als unklar, dann wird nichts verknüpft und nichts angelegt. Angelegte Objekte merkt sich fieldbrain: eine Notiz je Gespräch, eine Aufgabe je Aktivität, auch bei erneuter Übertragung.
Konflikte
Ist ein Feld im Deal leer, ergänzt fieldbrain es. Hat es einen anderen Wert, zeigt die Prüfung beide Werte und schreibt nichts. Lassen sich die aktuellen Werte nicht lesen, überspringt fieldbrain die Änderung ganz.
Rate Limits und Fehler
Bei einem Rate Limit wartet fieldbrain die von HubSpot genannte Zeit und versucht es bis zu dreimal. Anlegende Anfragen werden nach einem Serverfehler nicht wiederholt, damit keine Dubletten entstehen. Eine Anfrage ohne Antwort gilt als versucht, nicht als übernommen. Jeder Lauf wird protokolliert, ohne Inhalte.
Trennen
Ihr könnt die Verbindung jederzeit trennen. Danach schreibt fieldbrain nichts mehr in HubSpot; was dort bereits steht, bleibt.
Fragen zu HubSpot
Findet fieldbrain Deals, die schon in HubSpot existieren?
Deals, die fieldbrain angelegt hat, erkennt es wieder und aktualisiert sie. Deals, die ihr vorher ohne fieldbrain angelegt habt, sucht es nicht automatisch; wie ihr damit umgehen wollt, klären wir in der Einrichtung.
Wer wird Owner eines neuen Deals?
Der Standard-Owner, den ihr beim Verbinden angebt. Ändert ihr den Owner später in HubSpot, bleibt eure Zuweisung.
Können wir die Notiz vorher ändern?
Ja. Der volle Notiztext steht im Prüfdialog und lässt sich vor der Übertragung bearbeiten.
Was passiert, wenn HubSpot kurz nicht erreichbar ist?
Lesende und ändernde Anfragen werden wiederholt. Was nicht bestätigt ankam, ist als versucht markiert und taucht bei der nächsten Prüfung wieder auf.
Bleiben übertragene Daten nach dem Trennen erhalten?
Ja. fieldbrain löscht nie etwas in HubSpot.
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